Het uitoefenen van een bestuursmandaat via een managementvennootschap is in het Belgische bedrijfsleven vaste prik geworden. Toch schuilt daarin een hardnekkige valkuil: men staart zich vaak blind op de bepalingen in de managementovereenkomst, terwijl het vennootschapsrechtelijke bestuursmandaat wettelijk primeert. De overeenkomst en het bestuursmandaat zijn geen synoniemen, maar twee juridisch gescheiden werelden die naadloos op elkaar moeten aansluiten om aansprakelijkheidsrisico’s en ongeldige besluiten te vermijden.
De duale structuur: bestuursmandaat versus managementovereenkomst
Wie als bestuurder optreedt via een rechtspersoon, balanceert op twee juridische niveaus:
- Het vennootschapsrechtelijke mandaat: Beheerst door het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) en de statuten. Dit orgaanmandaat wordt verleend door de algemene vergadering en bepaalt de wettelijke bevoegdheden en aansprakelijkheid tegenover de vennootschap en derden.
- De managementovereenkomst: Een zuiver aannemingscontract van diensten tussen de werkvennootschap en de managementvennootschap. Deze overeenkomst regelt de operationele uitvoering, fee-structuren, geheimhouding, non-concurrentie en praktische werkafspraken.
Wie bestuurt er echt? De vaste vertegenwoordiger onder het WVV
Wanneer een managementvennootschap tot bestuurder wordt benoemd, verplicht het WVV (art. 2:55) de aanstelling van een natuurlijke persoon als vaste vertegenwoordiger:
- Hoofdelijke aansprakelijkheid: De vaste vertegenwoordiger kan zich niet verschuilen achter zijn vennootschap. Hij is burgerrechtelijk en strafrechtelijk hoofdelijk aansprakelijk alsof hij het mandaat in eigen naam uitoefent.
- Geen cascade: De vaste vertegenwoordiger moet rechtstreeks een natuurlijke persoon zijn; een keten van besturende vennootschappen is wettelijk verboden.
- Cumulverbod: Dezelfde natuurlijke persoon mag niet gelijktijdig in eigen naam én als vaste vertegenwoordiger van een bestuursvennootschap in hetzelfde bestuursorgaan zetelen.
De managementvergoeding en besluitvorming
Een veelgemaakte fout is dat de managementfee enkel in het contract tussen beide vennootschappen wordt vastgelegd.
Volgens het WVV is de toekenning en bepaling van een bestuursvergoeding echter de exclusieve bevoegdheid van de algemene vergadering (tenzij de statuten dit toewijzen aan het bestuursorgaan). Ontbreekt een geldig aandeelhoudersbesluit over de vergoeding, dan riskeert de managementvennootschap dat uitbetaalde vergoedingen later als onverschuldigd worden teruggevorderd of fiscaal worden verworpen.
Beëindiging: het spanningsveld tussen ad nutum en contractuele opzeg
Het WVV voorziet in beginsel dat een bestuursmandaat te allen tijde en zonder motivering kan worden herroepen door de algemene vergadering (ad nutum, tenzij de statuten of benoemingsbeslissing in een opzegtermijn of -vergoeding voorzien).
- Een managementovereenkomst die een rigide opzegtermijn of torenhoge vertrekvergoeding oplegt, mag het soevereine herroepingsrecht van de aandeelhouders niet onrechtmatig uithollen of verlammen.
- Bepaal daarom contractueel expliciet wat de gevolgen zijn: eindigt de managementovereenkomst automatisch bij het neerleggen of herroepen van het bestuursmandaat, of blijven bepaalde operationele adviesdiensten doorlopen?
Verhoogd aansprakelijkheidsrisico onder Boek 6 BW
Sinds de invoering van het hervormde buitencontractuele aansprakelijkheidsrecht (Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek) is de klassieke quasi-immuniteit van de hulppersoon of uitvoeringsagent afgeschaft.
- Rechtstreekse aansprakelijkheid: Klanten, leveranciers of medecontractanten van de werkvennootschap kunnen onder bepaalde voorwaarden de bestuurder of de ingeschakelde managementvennootschap rechtstreeks buitencontractueel aanspreken voor schade door contractuele fouten.
- Contractuele bescherming: Het is vandaag van cruciaal belang om in de managementovereenkomst (en in de B2B-contracten van de hoofdvennootschap) gerichte exoneratie- en vrijwaringsbedingen op te nemen die de bestuurder en diens vennootschap indekken tegen zulke rechtstreekse vorderingen van derden.
Entity management: van contract tot staatsblad
Een contract heeft pas slagkracht als het vennootschapsdossier vlekkeloos is bijgehouden:
- Benoemings- en ontslagbesluiten moeten formeel correct worden genotuleerd.
- De benoeming van de bestuurder én de vaste vertegenwoordiger moet tijdig worden neergelegd ter griffie en gepubliceerd in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
- De registratie in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en het UBO-register moet de actuele situatie exact weerspiegelen.
Uw managementstructuur of contracten laten auditeren?
Wilt u een nieuwe bestuursstructuur opzetten, uw bestaande managementovereenkomsten screenen in het licht van het WVV en Boek 6 BW, of uw entity management formaliseren?
Het team van Nonzerosum begeleidt ondernemingen en bestuurders met pragmatisch juridisch advies op maat. Neem contact met ons op om uw corporate governance en aansprakelijkheden sluitend te verankeren.
