Een nieuwe koers, een conflict tussen aandeelhouders of een vertrekkend sleutelfiguur: een bestuurswissel is binnen elke onderneming een ingrijpend moment. Toch wordt de formele afwikkeling ervan vaak onderschat. Zolang een ontslag niet officieel is neergelegd en gepubliceerd, blijft de ex-bestuurder in de ogen van de buitenwereld bevoegd om de vennootschap te binden. Omgekeerd kan een pas aangetreden bestuurder die al contracten tekent zonder afgeronde besluitvorming, te maken krijgen met betwistingen over schijnvertegenwoordiging. Een bestuurswissel vereist een waterdichte procedure van besluit tot publicatie.
De bevoegdheid: wie beslist over benoeming en ontslag?
De bevoegdheid om bestuurders te benoemen en te herroepen ligt soeverein bij de algemene vergadering van aandeelhouders.
- Benoeming: Vereist een rechtsgeldige oproeping, beraadslaging volgens de statutaire meerderheden en de formele aanvaarding van het mandaat door de betrokkene.
- Rechtspersoon als bestuurder: Wordt een managementvennootschap benoemd, dan moet tegelijkertijd een natuurlijke persoon als vaste vertegenwoordiger worden aangeduid. Let op het cumulverbod: deze persoon mag niet tegelijkertijd in eigen naam in het bestuursorgaan zetelen.
Ontslag van een bestuurder: ad nutum versus statutair
De spelregels voor beëindiging hangen af van de rechtsvorm en de wijze waarop de bestuurder destijds werd aangesteld:
- Niet-statutaire bestuurder: Kan in beginsel te allen tijde, met onmiddellijke ingang en zonder motivering worden ontslagen (ad nutum). Het WVV laat toe om statutair of in de benoemingsbeslissing een opzegtermijn of -vergoeding te voorzien, mits dit het herroepingsrecht niet uitholt.
- Statutaire bestuurder in een BV: Werd de bestuurder rechtstreeks in de statuten benoemd? Dan vereist het ontslag een formele statutenwijziging via een buitengewone algemene vergadering bij de notaris, onderworpen aan de strikte aanwezigheids- en meerderheidsvereisten (doorgaans 75% van de stemmen).
- Kwijting (decharge): Bij een regelmatig ontslag beslist de algemene vergadering doorgaans over het al dan niet verlenen van kwijting voor de tot dan uitgeoefende bestuursdaden. Zonder kwijting blijft de deur openstaan voor latere bestuursaansprakelijkheidsvorderingen.
Bestuursmandaat versus de managementovereenkomst
Het beëindigen van het vennootschapsrechtelijke mandaat leidt niet automatisch tot het einde van een onderliggende managementovereenkomst:
- Is er contractueel een opzegtermijn of verbrekingsvergoeding afgesproken tussen de werkvennootschap en de managementvennootschap?
- Voorziet de overeenkomst in een automatische ontbindende voorwaarde bij het verlies van het bestuursmandaat? Wie deze twee juridische sporen niet gelijktijdig aanpakt, riskeert een situatie waarin een bestuurder vennootschapsrechtelijk correct aan de kant is gezet, maar contractueel nog maandenlang aanspraak maakt op zijn vaste managementfee.
Tegenwerpelijkheid aan derden (art. 2:18 WVV)
Een bestuurswissel sorteert pas extern effect wanneer de wettelijke openbaarmaking is voltooid:
- Neerlegging: Het proces-verbaal van de algemene vergadering en de benoemings-/ontslagformulieren (Formulier I en II) moeten binnen 30 dagen worden neergelegd ter griffie van de ondernemingsrechtbank.
- Publicatie: De beslissing moet worden bekendgemaakt in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
- KBO-actualisatie: De gegevens moeten worden gecorrigeerd in de Kruispuntbank van Ondernemingen.
Cruciaal risico: Zolang deze publicatie niet is gebeurd, kan het ontslag niet worden tegengeworpen aan derden die te goeder trouw handelen. Een ontslagen bestuurder kan in die tussentijd juridisch nog steeds bindende verbintenissen aangaan namens uw vennootschap.
De praktische cascade na de wissel
Zodra de notulen zijn goedgekeurd, moet een reeks operationele aanpassingen volgen:
- Bank- en betalingsvolmachten: Onmiddellijke aanpassing van de tekenbevoegdheden in Isabel, online banking en kredietlijnen.
- UBO-register: Wijzigt door het vertrek ook de uiteindelijke zeggenschap of het aandeelhouderschap? Werk het UBO-register binnen de wettelijke maandtermijn bij.
- Interne bevoegdheden: Aanpassing van ERP-rechten, IT-toegangen, procuraties en lopende volmachten.
Ondersteuning nodig bij een bestuurswissel of governance-vraagstuk?
Wilt u een bestuursoverdracht juridisch vlekkeloos voorbereiden, managementovereenkomsten screenen of de publicaties en KBO-formaliteiten volledig uit handen geven?
Het legal team van Nonzerosum begeleidt aandeelhouders en bestuursorganen met pragmatisch vennootschapsrechtelijk advies en gestroomlijnd entity management. Neem contact met ons op om uw bestuurswissel risicoloos te laten verlopen.
